2019 őszén elfogadott adócsomag szinte az összes vállalkozást érintő törvénymódosítása az online adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése volt a kiállított számlákra vonatkozóan, amelynek teljesítése már 2020.07.01-től kötelező lesz.

Ez már egy többlépcsős adatszolgáltatást utolsó lépéseinek egyike, hiszen az új szabályok kihirdetésekor már az ÁFA körös vállalkozásoknak már adatot kellett szolgáltatniuk a 100.000 Ft ÁFA tartalmat meghaladó, másik adóalanynak kiállított számláik tekintetében már 2018.07.01 óta.

Tehát 2020-ban a vállalkozásoknak két dátumra kell felkészülniük:

• 07.01-től minden olyan számláról adatot kell szolgáltatniuk, amelyet más adóalanynak állítanak ki (tehát a 100.000 Ft ÁFA tartalomnál kisebb, de még az alanyi mentesen kiállított számlákról is)

• 01.01-től pedig már a nem adóalanyok részére kiállított számlákat is jelenteni kell. (tehát az 1. lépcsőn túl a magánszemélyeknek és a külföldieknek kiállított számlákat is)

Egyértelműen látszik, hogy a cél a magyar adóalanyok teljes számlaforgalmának teljes körű, szinte azonnali kontrollja. A felhasználási módokat nem részletezzük, de reméljük a gazdaság fehérítése lesz a cél.

Az adatszolgáltatásra minden adóalany esetében 4 naptári nap áll majd rendelkezésre, de 500.000 Ft-ot elérő ÁFA tartalom esetén ez a határidő csak 1 naptári nap.

A rendszer nem maradhat szankciók nélkül, mivel a kiszabható bírság elmulasztott vagy hibás adatokkal beküldött számlánként magánszemélyeknek/egyéni vállalkozásoknak 200.000 Ft, a többi adóalanynak 500.000 Ft is lehet.

Mint ismeretes több technikai lehetőség is rendelkezésre áll a vállalkozásoknak az online adatszolgáltatásra:

• manuális online adatszolgáltatás a NAV erre rendszeresített rendszerében
• online pénztárgép általi adatszolgáltatás
• online számlázó programon keresztül való adatszolgáltatás

Tehát a vállalkozások tevékenységük vagy adminisztrációs kapacitásuk függvényében ezek közül választhatnak az adatszolgáltatási kötelezettségük teljesítésére (akár egyszerre többet is).

A továbbiakban megpróbálunk rövid gyakorlati útmutatót adni a törvényi előírások teljesítésére:

• Kézi számlázás számlatömbből/online NAV adatkapcsolattal nem rendelkező számlázó programból

A fenti számlázási módszereket alkalmazó vállalkozások egyedül a NAV által rendszeresített online felületén tudják a számláik adatait rögzíteni manuálisan.
Ehhez regisztrálni kell magukat a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home oldalon, majd minden kiállított számláról adatot szolgáltatniuk, ez számlánként 5-10 percet is igénybe vehet. Természetesen ez a feladat kiszervezhető, de egyértelmű, hogy komoly kockázatokat rejt magában ez a típusú adatszolgáltatás (hibás számla adatok, késedelmes rögzítés, kinek a felelőssége/munkaköre stb…).

• Az előző pontról online számlázó programra való áttérés teendői

Valószínűleg az első pontban leírt kézi számlázás folyamatának problémáit felismerő vállalkozások fognak így dönteni. Szerencsére található a piacon elég sok a törvényi előírásoknak megfelelő online számlázó program, még akár a NAV ingyenes számlázó programját is igénybe vehető.

A lényeges különbség kézi számlatömbbel szemben, hogy az online számlázó programban kiállított számla automatikusan elküldésre kerül a NAV részére, tehát a manuális rögzítés teljes mértékben helyettesíthető

Természetesen mivel nagy a verseny a számlázó programok között, mondhatni nem nagy beruházás egy számlázó program használata, a legtöbb akár havi előfizetéses rendszerben minimális költségért használható.
Amellett a vállalkozás egyéb folyamatait is támogatni tudja ilyenek például könyvelés, kintlévőség kezelés, riportok készítése, automatizálás stb…

Másik nagy előnye az online számlázó programnak, hogy olyan számla kiállítására is képes, amelyet e-mailen kiküldve, nyomtatás nélkül is megfelel minden törvényi előírásnak, ez az úgynevezett elektronikus számla (e-számlának is nevezik)

Tehát ha kiválasztottuk a szimpatikus számlázó programot, az alábbiakat érdemes figyelemmel lenni:

• Vállalkozói adatok helyes megadása (név, székhely, adószám, nyilvántartási számok, bankszámlaszám)
• Számlázó program bejelentése a NAV felé a SZAMLAZO nyomtatványon keresztül
• Számlázó program bekötése a NAV-hoz az online adatszolgáltatás biztosításához

A NAV adatszolgáltatáshoz szükséges adatkapcsolat akkor jön létre, ha:

1. A vállalkozó regisztrál a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home rendszerében
2. Létrehoz egy úgynevezett technikai felhasználót (ez különböző azonosító számok/kulcsok rendszere)
3. A technikai felhasználó adatait rögzíti a számlázó programban
4. A számlázó program visszaigazolja az adatkapcsolatot (általában ezt egy jól látható pozitív szimbólummal jelezni is szokták.

Innentől kezdve a számlázó programból kiállított számlák átadása a NAV felé biztosítva van. Mivel az online számlázó programok csak interneten működnek, ezért a kiállított számla szinte biztos eljut a NAV felé.

• Akik már online számlázó programot használnak

Akik már a korábbi adatszolgáltatási kötelezettség miatt online számlázó programot kezdtek el használni, vagy nem estek bele ebbe a körbe, de mégis elkezdtek egy ilyen programot használni, azoknak ellenőrzésképpen érdemes megnézniük, hogy fennáll-e a II. pontban leírt adatkapcsolat, illetve bejelentésre került-e a számlázó program a SZAMLAZO nyomtatványon, amit sosem késő pótolni.

+1 speciális eset, ami fejtörést okozhat (kiszálláskor való készpénzes fizetés):

Vannak olyan vállalkozók, akik helyszínen készpénzes számlát állítanak ki a vevő részére, ilyen tipikusan helyben végzett szolgáltatás és nem állapítható meg előre a felmerülő munkadíj vagy a felhasznált anyagmennyiség, illetve helyben adnak el termékeket.

Gyakran felmerülő kérdés, hogy a fent felsorolt számlázási megoldások tekintetében a készpénzes számlára vonatkozó szabályokat – azaz a készpénzes számlát a törvény szerint azonnal ki kell állítani – hogyan tudják együttesen teljesíteni.

Néhány alkalmazható megoldás

1. Kézi számlatömb ugyanúgy használható a készpénzes fizetéskor, ekkor csak manuálisan teljesíthető a számla adatszolgáltatás a NAV felé.
2. Online számlázó programmal helyben kiállítható a készpénzes számla, ha

• hordozható nyomtatóval kinyomtatásra kerül
• e-mailen azonnal megküldésre kerül a vevőnek
• nyomtatásra és postázásra kerül még aznap

Az utolsó két esetnél javasolt pénztár bizonylattal alátámasztani a kifizetés tényét.

Összefoglalva:

A vállalkozásoknak már 2020.07.01 előtt érdemes megtervezniük a szigorított NAV adatszolgáltatási kötelezettséggel járó adminisztratív feladok megoldását, amelyre kiváló megoldást nyújtanak az online számlázó programok, bár nyílván költségesebbek a kézi számlázásnál, viszont a használatukkal időt spórolhatunk és csökkenthető az adatszolgáltatás hibalehetőségei, valamint a hasznos funkciók a vállalkozás hatékonyságát is növelhetik.

Az általunk kipróbált és ajánlott számlázó programok listája:

– Számlázz.hu

– Billingo