2019 őszén elfogadott adócsomag szinte az összes vállalkozást érintő törvénymódosítása az online adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése volt a kiállított számlákra vonatkozóan, amelynek teljesítése már 2020.07.01-től kötelező lesz.
Ez már egy többlépcsős adatszolgáltatást utolsó lépéseinek egyike, hiszen az új szabályok kihirdetésekor már az ÁFA körös vállalkozásoknak már adatot kellett szolgáltatniuk a 100.000 Ft ÁFA tartalmat meghaladó, másik adóalanynak kiállított számláik tekintetében már 2018.07.01 óta.
Tehát 2020-ban a vállalkozásoknak két dátumra kell felkészülniük:
- 07.01-től minden olyan számláról adatot kell szolgáltatniuk, amelyet más adóalanynak állítanak ki (tehát a 100.000 Ft ÁFA tartalomnál kisebb, de még az alanyi mentesen kiállított számlákról is)
- 01.01-től pedig már a nem adóalanyok részére kiállított számlákat is jelenteni kell. (tehát az 1. lépcsőn túl a magánszemélyeknek és a külföldieknek kiállított számlákat is)
Egyértelműen látszik, hogy a cél a magyar adóalanyok teljes számlaforgalmának teljes körű, szinte azonnali kontrollja. A felhasználási módokat nem részletezzük, de reméljük a gazdaság fehérítése lesz a cél.
Az adatszolgáltatásra minden adóalany esetében 4 naptári nap áll majd rendelkezésre, de 500.000 Ft-ot elérő ÁFA tartalom esetén ez a határidő csak 1 naptári nap.
A rendszer nem maradhat szankciók nélkül, mivel a kiszabható bírság elmulasztott vagy hibás adatokkal beküldött számlánként magánszemélyeknek/egyéni vállalkozásoknak 200.000 Ft, a többi adóalanynak 500.000 Ft is lehet.
Mint ismeretes több technikai lehetőség is rendelkezésre áll a vállalkozásoknak az online adatszolgáltatásra:
- manuális online adatszolgáltatás a NAV erre rendszeresített rendszerében
- online pénztárgép általi adatszolgáltatás
- online számlázó programon keresztül való adatszolgáltatás
Tehát a vállalkozások tevékenységük vagy adminisztrációs kapacitásuk függvényében ezek közül választhatnak az adatszolgáltatási kötelezettségük teljesítésére (akár egyszerre többet is).
A továbbiakban megpróbálunk rövid gyakorlati útmutatót adni a törvényi előírások teljesítésére:
- Kézi számlázás számlatömbből/online NAV adatkapcsolattal nem rendelkező számlázó programból
A fenti számlázási módszereket alkalmazó vállalkozások egyedül a NAV által rendszeresített online felületén tudják a számláik adatait rögzíteni manuálisan.
Ehhez regisztrálni kell magukat a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home oldalon, majd minden kiállított számláról adatot szolgáltatniuk, ez számlánként 5-10 percet is igénybe vehet. Természetesen ez a feladat kiszervezhető, de egyértelmű, hogy komoly kockázatokat rejt magában ez a típusú adatszolgáltatás (hibás számla adatok, késedelmes rögzítés, kinek a felelőssége/munkaköre stb…).
- Az előző pontról online számlázó programra való áttérés teendői
Valószínűleg az első pontban leírt kézi számlázás folyamatának problémáit felismerő vállalkozások fognak így dönteni. Szerencsére található a piacon elég sok a törvényi előírásoknak megfelelő online számlázó program, még akár a NAV ingyenes számlázó programját is igénybe vehető.
A lényeges különbség kézi számlatömbbel szemben, hogy az online számlázó programban kiállított számla automatikusan elküldésre kerül a NAV részére, tehát a manuális rögzítés teljes mértékben helyettesíthető
Természetesen mivel nagy a verseny a számlázó programok között, mondhatni nem nagy beruházás egy számlázó program használata, a legtöbb akár havi előfizetéses rendszerben minimális költségért használható.
Amellett a vállalkozás egyéb folyamatait is támogatni tudja ilyenek például könyvelés, kintlévőség kezelés, riportok készítése, automatizálás stb…
Másik nagy előnye az online számlázó programnak, hogy olyan számla kiállítására is képes, amelyet e-mailen kiküldve, nyomtatás nélkül is megfelel minden törvényi előírásnak, ez az úgynevezett elektronikus számla (e-számlának is nevezik)
Tehát ha kiválasztottuk a szimpatikus számlázó programot, az alábbiakat érdemes figyelemmel lenni:
- Vállalkozói adatok helyes megadása (név, székhely, adószám, nyilvántartási számok, bankszámlaszám)
- Számlázó program bejelentése a NAV felé a SZAMLAZO nyomtatványon keresztül
- Számlázó program bekötése a NAV-hoz az online adatszolgáltatás biztosításához
A NAV adatszolgáltatáshoz szükséges adatkapcsolat akkor jön létre, ha:
- A vállalkozó regisztrál a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home rendszerében
- Létrehoz egy úgynevezett technikai felhasználót (ez különböző azonosító számok/kulcsok rendszere)
- A technikai felhasználó adatait rögzíti a számlázó programban
- A számlázó program visszaigazolja az adatkapcsolatot (általában ezt egy jól látható pozitív szimbólummal jelezni is szokták.
Innentől kezdve a számlázó programból kiállított számlák átadása a NAV felé biztosítva van. Mivel az online számlázó programok csak interneten működnek, ezért a kiállított számla szinte biztos eljut a NAV felé.
- Akik már online számlázó programot használnak
Akik már a korábbi adatszolgáltatási kötelezettség miatt online számlázó programot kezdtek el használni, vagy nem estek bele ebbe a körbe, de mégis elkezdtek egy ilyen programot használni, azoknak ellenőrzésképpen érdemes megnézniük, hogy fennáll-e a II. pontban leírt adatkapcsolat, illetve bejelentésre került-e a számlázó program a SZAMLAZO nyomtatványon, amit sosem késő pótolni.
+1 speciális eset, ami fejtörést okozhat (kiszálláskor való készpénzes fizetés):
Vannak olyan vállalkozók, akik helyszínen készpénzes számlát állítanak ki a vevő részére, ilyen tipikusan helyben végzett szolgáltatás és nem állapítható meg előre a felmerülő munkadíj vagy a felhasznált anyagmennyiség, illetve helyben adnak el termékeket.
Gyakran felmerülő kérdés, hogy a fent felsorolt számlázási megoldások tekintetében a készpénzes számlára vonatkozó szabályokat – azaz a készpénzes számlát a törvény szerint azonnal ki kell állítani – hogyan tudják együttesen teljesíteni.
Néhány alkalmazható megoldás
- Kézi számlatömb ugyanúgy használható a készpénzes fizetéskor, ekkor csak manuálisan teljesíthető a számla adatszolgáltatás a NAV felé.
- Online számlázó programmal helyben kiállítható a készpénzes számla, ha
- hordozható nyomtatóval kinyomtatásra kerül
- e-mailen azonnal megküldésre kerül a vevőnek
- nyomtatásra és postázásra kerül még aznap
Az utolsó két esetnél javasolt pénztár bizonylattal alátámasztani a kifizetés tényét.
Összefoglalva:
A vállalkozásoknak már 2020.07.01 előtt érdemes megtervezniük a szigorított NAV adatszolgáltatási kötelezettséggel járó adminisztratív feladok megoldását, amelyre kiváló megoldást nyújtanak az online számlázó programok, bár nyílván költségesebbek a kézi számlázásnál, viszont a használatukkal időt spórolhatunk és csökkenthető az adatszolgáltatás hibalehetőségei, valamint a hasznos funkciók a vállalkozás hatékonyságát is növelhetik.
Az általunk kipróbált és ajánlott számlázó programok listája:
– Billingo
Köszönjük az alábbi infografikát, amelyet a Sikermánia grafikusai készítettek nekünk. További hasznos információk itt:
Hogy lehet bejelenteni-igényelni? – hogy a NAV ingyenes számlázó programját szeretném használni. A SZAMLAZO lapon csak az van saját fejlesztésű program, ide a N-t írom és azután? Olyan nincs, hogy NAV program. Ki kellene ezzel egészíteni a tájékoztatást, mert van aki havi 1-2 számlát állít csak ki, annak ez volna előnyösebb.
Kedves Horváth Katalin,
Az alábbi linken található a leírás a NAV számlázó programjának bejelentéséről (10. sorban):
https://szamlazo.nav.gov.hu/kerdesek_es_valaszok
Kedves Tanácsadó!
Ha egy vállalkozó egynél több számlázó programot használ (kettőt), akkor elég egyszer regisztrálnia a NAV-nál és az akkor kapott “paramétereit” felhasználhatja mindkét programnál?
Köszönöm, ha válaszol.
Kedves Kasza Bertalan,
A NAV tájékoztatása szerint több technikai felhasználó is létre hozható, tehát én a későbbi problémák elkerülése végett a különböző számlázó programokhoz 1-1 technikai felhasználó létrehozását javaslom.
https://onlineszamla.nav.gov.hu/technikai_kerdesek_valaszok
Köszönöm a válaszát.
Kedves Tanácsadó!
A fodrászoknak is szüksége lesz 07.01-től az online pénztárgépre?
Köszönöm válaszát!
Kedves Gyuricza Mónika,
2020.07.01-től csak az adóalanyoknak kiállított számlákat kell beküldeni a NAV részére, nyugták kiállítására ez nem vonatkozik.
Tudomásom szerint nem változik a pénztárgépköteles tevékenységek köre ettől a naptól.
Kedves Tanácsadó!
A tevékenységem miatt (“kiszálló” vállalkozó) csak kézzel, számlatömbbe írt számlát tudok a jövőben is kiállítani. Kérdésem: ha elrontok egy számlát, így nem lesz folyamnatos a jelentett készpénzes számlák sorszáma, kell e valahogy ezt jelentenem a NAV felé.
Előre is köszönöm válaszát
Kedves László,
A papír alapú rontott számla nem minősül adatszolgáltatásra kötelezett bizonylatnak, ezért nem kell jelentenie, de természetesen a számla tömbben minden példánynak megtalálhatónak kell lennie.
Mi történik, ha elfelejtem időben kiállítani az online számlát, de pótolom -itt 4 nap helyett 5-10 napról beszélek- és nem nagy összegekről.
Kedves Kissné Bea,
A törvény szerint kell eljárni, de az eddigi tapasztalatim alapján nem volt még késett online számla adatszolgáltatás miatt szankció, ha azt késve megküldték (de még akkor sem ha egy ellenőrzés útján vették észre, és a vállalkozó az észrevételt követően pótolta).