2019 őszén elfogadott adócsomag szinte az összes vállalkozást érintő törvénymódosítása az online adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése volt a kiállított számlákra vonatkozóan, amelynek teljesítése már 2020.07.01-től kötelező lesz.
Ez már egy többlépcsős adatszolgáltatást utolsó lépéseinek egyike, hiszen az új szabályok kihirdetésekor már az ÁFA körös vállalkozásoknak már adatot kellett szolgáltatniuk a 100.000 Ft ÁFA tartalmat meghaladó, másik adóalanynak kiállított számláik tekintetében már 2018.07.01 óta.
Tehát 2020-ban a vállalkozásoknak két dátumra kell felkészülniük:
- 07.01-től minden olyan számláról adatot kell szolgáltatniuk, amelyet más adóalanynak állítanak ki (tehát a 100.000 Ft ÁFA tartalomnál kisebb, de még az alanyi mentesen kiállított számlákról is)
- 01.01-től pedig már a nem adóalanyok részére kiállított számlákat is jelenteni kell. (tehát az 1. lépcsőn túl a magánszemélyeknek és a külföldieknek kiállított számlákat is)
Egyértelműen látszik, hogy a cél a magyar adóalanyok teljes számlaforgalmának teljes körű, szinte azonnali kontrollja. A felhasználási módokat nem részletezzük, de reméljük a gazdaság fehérítése lesz a cél.
Az adatszolgáltatásra minden adóalany esetében 4 naptári nap áll majd rendelkezésre, de 500.000 Ft-ot elérő ÁFA tartalom esetén ez a határidő csak 1 naptári nap.
A rendszer nem maradhat szankciók nélkül, mivel a kiszabható bírság elmulasztott vagy hibás adatokkal beküldött számlánként magánszemélyeknek/egyéni vállalkozásoknak 200.000 Ft, a többi adóalanynak 500.000 Ft is lehet.
Mint ismeretes több technikai lehetőség is rendelkezésre áll a vállalkozásoknak az online adatszolgáltatásra:
- manuális online adatszolgáltatás a NAV erre rendszeresített rendszerében
- online pénztárgép általi adatszolgáltatás
- online számlázó programon keresztül való adatszolgáltatás
Tehát a vállalkozások tevékenységük vagy adminisztrációs kapacitásuk függvényében ezek közül választhatnak az adatszolgáltatási kötelezettségük teljesítésére (akár egyszerre többet is).
A továbbiakban megpróbálunk rövid gyakorlati útmutatót adni a törvényi előírások teljesítésére:
- Kézi számlázás számlatömbből/online NAV adatkapcsolattal nem rendelkező számlázó programból
A fenti számlázási módszereket alkalmazó vállalkozások egyedül a NAV által rendszeresített online felületén tudják a számláik adatait rögzíteni manuálisan.
Ehhez regisztrálni kell magukat a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home oldalon, majd minden kiállított számláról adatot szolgáltatniuk, ez számlánként 5-10 percet is igénybe vehet. Természetesen ez a feladat kiszervezhető, de egyértelmű, hogy komoly kockázatokat rejt magában ez a típusú adatszolgáltatás (hibás számla adatok, késedelmes rögzítés, kinek a felelőssége/munkaköre stb…).
- Az előző pontról online számlázó programra való áttérés teendői
Valószínűleg az első pontban leírt kézi számlázás folyamatának problémáit felismerő vállalkozások fognak így dönteni. Szerencsére található a piacon elég sok a törvényi előírásoknak megfelelő online számlázó program, még akár a NAV ingyenes számlázó programját is igénybe vehető.
A lényeges különbség kézi számlatömbbel szemben, hogy az online számlázó programban kiállított számla automatikusan elküldésre kerül a NAV részére, tehát a manuális rögzítés teljes mértékben helyettesíthető
Természetesen mivel nagy a verseny a számlázó programok között, mondhatni nem nagy beruházás egy számlázó program használata, a legtöbb akár havi előfizetéses rendszerben minimális költségért használható.
Amellett a vállalkozás egyéb folyamatait is támogatni tudja ilyenek például könyvelés, kintlévőség kezelés, riportok készítése, automatizálás stb…
Másik nagy előnye az online számlázó programnak, hogy olyan számla kiállítására is képes, amelyet e-mailen kiküldve, nyomtatás nélkül is megfelel minden törvényi előírásnak, ez az úgynevezett elektronikus számla (e-számlának is nevezik)
Tehát ha kiválasztottuk a szimpatikus számlázó programot, az alábbiakat érdemes figyelemmel lenni:
- Vállalkozói adatok helyes megadása (név, székhely, adószám, nyilvántartási számok, bankszámlaszám)
- Számlázó program bejelentése a NAV felé a SZAMLAZO nyomtatványon keresztül
- Számlázó program bekötése a NAV-hoz az online adatszolgáltatás biztosításához
A NAV adatszolgáltatáshoz szükséges adatkapcsolat akkor jön létre, ha:
- A vállalkozó regisztrál a https://onlineszamla.nav.gov.hu/home rendszerében
- Létrehoz egy úgynevezett technikai felhasználót (ez különböző azonosító számok/kulcsok rendszere)
- A technikai felhasználó adatait rögzíti a számlázó programban
- A számlázó program visszaigazolja az adatkapcsolatot (általában ezt egy jól látható pozitív szimbólummal jelezni is szokták.
Innentől kezdve a számlázó programból kiállított számlák átadása a NAV felé biztosítva van. Mivel az online számlázó programok csak interneten működnek, ezért a kiállított számla szinte biztos eljut a NAV felé.
- Akik már online számlázó programot használnak
Akik már a korábbi adatszolgáltatási kötelezettség miatt online számlázó programot kezdtek el használni, vagy nem estek bele ebbe a körbe, de mégis elkezdtek egy ilyen programot használni, azoknak ellenőrzésképpen érdemes megnézniük, hogy fennáll-e a II. pontban leírt adatkapcsolat, illetve bejelentésre került-e a számlázó program a SZAMLAZO nyomtatványon, amit sosem késő pótolni.
+1 speciális eset, ami fejtörést okozhat (kiszálláskor való készpénzes fizetés):
Vannak olyan vállalkozók, akik helyszínen készpénzes számlát állítanak ki a vevő részére, ilyen tipikusan helyben végzett szolgáltatás és nem állapítható meg előre a felmerülő munkadíj vagy a felhasznált anyagmennyiség, illetve helyben adnak el termékeket.
Gyakran felmerülő kérdés, hogy a fent felsorolt számlázási megoldások tekintetében a készpénzes számlára vonatkozó szabályokat – azaz a készpénzes számlát a törvény szerint azonnal ki kell állítani – hogyan tudják együttesen teljesíteni.
Néhány alkalmazható megoldás
- Kézi számlatömb ugyanúgy használható a készpénzes fizetéskor, ekkor csak manuálisan teljesíthető a számla adatszolgáltatás a NAV felé.
- Online számlázó programmal helyben kiállítható a készpénzes számla, ha
- hordozható nyomtatóval kinyomtatásra kerül
- e-mailen azonnal megküldésre kerül a vevőnek
- nyomtatásra és postázásra kerül még aznap
Az utolsó két esetnél javasolt pénztár bizonylattal alátámasztani a kifizetés tényét.
Összefoglalva:
A vállalkozásoknak már 2020.07.01 előtt érdemes megtervezniük a szigorított NAV adatszolgáltatási kötelezettséggel járó adminisztratív feladok megoldását, amelyre kiváló megoldást nyújtanak az online számlázó programok, bár nyílván költségesebbek a kézi számlázásnál, viszont a használatukkal időt spórolhatunk és csökkenthető az adatszolgáltatás hibalehetőségei, valamint a hasznos funkciók a vállalkozás hatékonyságát is növelhetik.
Az általunk kipróbált és ajánlott számlázó programok listája:
– Billingo
Köszönjük az alábbi infografikát, amelyet a Sikermánia grafikusai készítettek nekünk. További hasznos információk itt:
Hogy lehet bejelenteni-igényelni? – hogy a NAV ingyenes számlázó programját szeretném használni. A SZAMLAZO lapon csak az van saját fejlesztésű program, ide a N-t írom és azután? Olyan nincs, hogy NAV program. Ki kellene ezzel egészíteni a tájékoztatást, mert van aki havi 1-2 számlát állít csak ki, annak ez volna előnyösebb.
Kedves Horváth Katalin,
Az alábbi linken található a leírás a NAV számlázó programjának bejelentéséről (10. sorban):
https://szamlazo.nav.gov.hu/kerdesek_es_valaszok
Kedves Tanácsadó!
Ha egy vállalkozó egynél több számlázó programot használ (kettőt), akkor elég egyszer regisztrálnia a NAV-nál és az akkor kapott “paramétereit” felhasználhatja mindkét programnál?
Köszönöm, ha válaszol.
Kedves Kasza Bertalan,
A NAV tájékoztatása szerint több technikai felhasználó is létre hozható, tehát én a későbbi problémák elkerülése végett a különböző számlázó programokhoz 1-1 technikai felhasználó létrehozását javaslom.
https://onlineszamla.nav.gov.hu/technikai_kerdesek_valaszok
Köszönöm a válaszát.
Kedves Tanácsadó!
A fodrászoknak is szüksége lesz 07.01-től az online pénztárgépre?
Köszönöm válaszát!
Kedves Gyuricza Mónika,
2020.07.01-től csak az adóalanyoknak kiállított számlákat kell beküldeni a NAV részére, nyugták kiállítására ez nem vonatkozik.
Tudomásom szerint nem változik a pénztárgépköteles tevékenységek köre ettől a naptól.
Kedves Tanácsadó!
A tevékenységem miatt (“kiszálló” vállalkozó) csak kézzel, számlatömbbe írt számlát tudok a jövőben is kiállítani. Kérdésem: ha elrontok egy számlát, így nem lesz folyamnatos a jelentett készpénzes számlák sorszáma, kell e valahogy ezt jelentenem a NAV felé.
Előre is köszönöm válaszát
Kedves László,
A papír alapú rontott számla nem minősül adatszolgáltatásra kötelezett bizonylatnak, ezért nem kell jelentenie, de természetesen a számla tömbben minden példánynak megtalálhatónak kell lennie.